ETIKA DIDALAM RAPAT

ETIKA DIDALAM RAPAT

Etika didalam rapat

Etika Rapat

Dalam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang penting. Entah kita berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau sebagai seorang penyelenggara meeting tersebut, tentu saja kita tidak menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam meeting yang dapat mengganggu tersampainya materi. Karena meeting yang dilaksanakan diharapkan mampu memberikan hasil atau solusi secara efisien. Sehingga diperlukan etika dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal.

1.      Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting, akan selalu mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin bila buku catatan sampai saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis segala kebutuhan ataupun informasi. Meskipun kini sudah tersedia note secara digital. Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan.

2.      Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk keperluan mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya diberitahukan terlebih dahulu kepada peserta meeting yang lain. Agar para peserta meeting tidak berfikiran kita akan melakukan hal yang lain selain mencatat.

3.      Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop atau smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau message yang lain. Fokuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat apa saja informasi atau kebutuhan dalam meeting.

4.      Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat mengikuti meeting hindari menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon genggam bergetar, sebaiknya jangan menerima panggilan tersebut kecuali panggilan tersebut memang perlu direspon cepat. Hal ini tentu saja akan mengganggu konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting. Karena peserta meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa kita sedang tidak fokus dalam meeting tersebut.

5.      Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh pada proses penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. Ketika kita berkonsentrasi mengikuti semua alur dalam meeting dengan baik, maka informasi yang akan kita dapatkan akan membantu kita dalam bekerja. Sehingga mengikuti setiap alur dalam meeting sangat diperlukan.

6.      Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam sebuah meeting tentu saja kita akan memiliki pertanyaan – pertanyaan mengenai materi yang diajukan. Usahakan catat terlebih dahulu pertanyaannya dan bila sudah tiba waktu tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga tidak perlu melakukan sebuah percakapan yang tidak relevan dengan peserta meeting yang lain, terutama saat meeting berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil menggunakan tangan untuk menutup gerakan mulut. Hal ini selain menggangu jalannya meeting, juga sangat tidak sopan terhadap peserta meeting yang lain

7.      Jangan meniru dan mengulangi apa yang peserta lain katakan sebelumnya. Dalam meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan banyak bermunculan. Apabila ada ide atau pendapat  yang sudah diutarakan orang lain, maka usahakan jangan meniru dan mengulai apa yang peserta lain katakan sebelumnya dalam meeting dan mengaku bahwa ide tersebut dari kita dengan alasan: 1. hal ini membuang waktu 2. mengundang persepsi negatif dari peserta meeting yang lain.

8.      Hindari meninggikan nada bicara saat meeting. Ketika meeting berlangsung tidak jarang terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat antar peserta meeting. Cobalah bersabar ketika argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab sesuai yang kita harapkan. Jangan berbicara dengan nada yang tinggi dan dirasa angkuh. Bila hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara dengan jelas dan lambat. Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap sebagai orang yang keras dan kasar. Dan juga harus diingat, jangan memotong setiap pembicaraan yang ada di dalam meeting. Ini akan mengganggu jalannya meeting dan mendapatkan reaksi yang tidak baik dari peserta meeting yang lainnya.

9.      Jangan pernah telat. Point yang satu ini merupakan point yang sangat penting. Usahakan datang 10 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai. Sehingga kita bukan hanya akan mendapatkan informasi dengan lengkap, melainkan ini akan menunjukkan kredibilitas anda dalam bekerja.

10.  Usahakan mengikuti meeting hingga selesai. Hal terakhir ini perlu dilakukan, karena bukan hanya akan membantu kita memperoleh informasi yang lengkap. Melainkan juga menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti jalannya meeting. Apabila tidak ada hal penting dan mendesak yang perlu dilakukan, maka usahakan jangan meninggalkan meeting dan terus mengikuti meeting hingga selesai.

Etika rapat yang efektif dan efesien.

Pra Rapat :

1.      Buat agenda pembahasan 

2.      Hubungi peserta rapat, secara lisan maupun tulisan

3.      Berikan informasi ; apa yang harus disiapkan, kapan waktu pelaksanaan rapat, dimana lokasi rapat. 

4.      Ingatkan peserta rapat diharapkan datang dengan persiapan, yakni dengan mengetahui agenda rapat, membaca terlebih dahulu materi yang akan dibahas dan memahami bahan – bahan yang akan didiskusikan dan siap dengan konsep yang ditawarkan (untuk menghemat waktu sebaiknya siapkan konsep atau laporan berupa mind mapping, tervisualisasikan, dan telah ter-harcopy-kan sehingga peserta lain dapat turut mempelajarinya.

5.      Jangan lupa ingatkan untuk hadir tepat waktu. Peserta rapat tidak hanya diharapkan datang tepat pada waktunya, bahkan disarankan datang lebih awal dan jangan pernah berasumsi bahwa rapat hanya akan dimulai pada saat semua peserta sudah hadir. Dengan demikian kita telah menghargai waktu. 

6.      Siapkan lokasi rapat ; ruang nyaman (LCD atau kipas angin), sarana visual (LCD, Laptop, white board atau flip chart, alat tulis, kalender), penentu waktu (jam dinding) dan penerangan ruang rapat   

Saat Rapat :

1.      Awali dengan Bismillah 

2.      Bacakan agenda pembahasan rapat, batasan waktu dan target yang ingin dicapai

3.      Informasikan tata tertib dan etika rapat (untuk menghemat waktu sebaiknya etika dan tatib telah terpampang di ruang rapat, tidak mesti dibacakan kembali). Etika rapat, sesungguhnya merupakan seperangkat tata nilai yang disepakati dan selanjutnya dipahami oleh para peserta rapat, agar rapat bisa berjalan lancar, tertib, efisien, efektif dan penuh sopan santun. Etika Rapat ini tentu tidak dimaksudkan untuk membatasi atau bahkan membelenggu para peserta rapat, namun sekadar menegaskan hal-hal yang sepantasnya dilakukan dan yang tak pantas dilakukan ketika rapat berlangsung

4.      Tentukan pimpinan rapat

5.      Tentukan notulen rapat, yang berfungsi mendokumentasikan, mencatat pembahasan, pertanyaan, dan kesimpulan sehingga hasil dari rapat dapat selalu diingat

6.      Sampaikan Taujih penyemangat, yang berfungsi meluruskan niat, menyemangati peserta rapat, dan dapat menambah wawasan pemikiran dan ruhiyah.

7.      Pastikan pimpinan rapat bersikap adil

8.      Agar dapat menghemat waktu, pembahasan rapat seputar 5W (what, why, where, when, who) dan 1H (how)

9.      Pimpinan dapat mengingatkan kembali peserta rapat untuk empati, mendengarkan peserta lain yang sedang berbicara, dan menyampaikan ide dengan mengacungkan telunjuk lebih dulu dan saat diperkenanakan bicara barulah berbicara. termasuk soal interupsi,

10.  Peserta dapat menyikapi perbedaan pemikiran, latarbelakang dan kemampuan seseorang

11.  Peserta diharapkan tidak mencela, negative thinking, berbicara dengan rekan sebelahnya kecuali diminta

12.  Peserta rapat pun diperkenankan mendokumentasikan untuk kepentingan pribadinya hal-hal yang dibicarakan dalam rapat namun tidak dipublikasikan kecuali mendapat izin dari pimpinan rapat

13.  Bagi waktu rapat menjadi ; waktu untuk pembukaan (doa, taujih,sambutan), waktu untuk pemaparan (konsep, masalah, target), waktu untuk pembahasan (brainstorming, diskusi dan bertanya), waktu menyimpulkan, dan waktu penutupan (doa, agenda lanjutan)

14.  Peserta wajib mengisi form kehadiran

15.  Ingatkan meminta peserta mengubah nada dering handphonenya menjadi silent mode. Harus diakui, dering HP apalagi diikuti dengan pembicaraan telepon ditengah berlangsungnya rapat, memang sangat mengganggu peserta rapat lainnya. Dengan aturan ini diharapkan gangguan pada rapat dapat diminimalkan.

16.  Pemimpin rapat dapat meredam peserta yang terlalu dominan dan memberi kesempatan peserta lain untuk bicara dan berpendapat

17.  Pemimpin rapat harus dapat mengambil keputusan dan menyimpulkan hasil rapat dengan mengedepankan kepentingan bersama bukan individu

18.  Pastikan hasil rapat memiliki informasi, siapa mengerjakan apa, batasan waktu aksi, dan target realisasi

19.  Pastikan peserta rapat yang telah menyampaikan ide dan gagasannya namun tidak diterima dalam forum untuk lapang dada dan tetap mendukung hasil keputusan rapat tersebut. 

20.  Pastikan setiap peserta rapat mendokumentasikan (dengan catatan, atau audio visual) informasi atau kesepakatan rapat.

Saat akan mengakhiri rapat lakukanlah hal berikut :

1.      Bacakan kembali hasil diskusi dan menjadi keputusan bersama

2.                  Ingatkan peserta untuk komitmen, semangat mendukung dan melaksanakan hasil rapat

3.                  Sampaikan agenda lanjutan

4.                  Doa bersama untuk memohon bantuan kepada Allah SWT kemudahan pelaksanaan hasil rapat tersebut.

Pasca Rapat :

1.      Peserta rapat memiliki keputusan hasil rapat

2.      Peserta berkomitmen melaksanakan hasil keputusan rapat

3.      Peserta saling mengingatkan satu dengan lainnya sebagai salah satu mekanisme control

Hal – hal yang merusak pelaksanaan rapat :

1.      Peserta datang terlambat, terlebih lagi pemimpin yang terlambat. Hal ini akan menjadi kebiasaan buruk 

2.                  Tidak tegas waktu

3.                  Tidak ada agenda dan batasan waktu rapat

4.                  Tidak ada sarana audio visual

5.                  Mengundang orang yang bukan bidangnya

6.                  Tidak ada notulensi hasil rapat

7.                  Peserta tidak memahami tujuan rapat

8.                  Peserta tidak menyiapkan konsep, informasi yang akan disampaikan dalam rapat

9.                  Tak ada komunikasi efektif selama rapat berlangsung

10.              Pemimpin tidak adil menyikapi perbedaan, dan penyampaian usul

11.              Gangguan dering telepon dan handphone dengan pembicaraannya

12.              Tidak jelas keputusan rapat, siapa mengerjakan apa dan batasan waktunya serta reward and punishment-nya

13.              Peserta dibiarkan sibuk dengan kepentingannya sendiri misalnya memainkan pena atau handphone, bicara dengan rekan sebelahnya, coret-coret yang bukan berkaitan dengan rapat pada bukunya

14.              Peserta dibiarkan duduk dengan sikap malas

15.              Peserta tidak mendokumentasikan hasil rapat, dibiarkan hanya mendengar saja tanpa ada aktifitas menulis

16.              Peserta dibiarkan makan minum selama rapat berlangsung

17.              Pernyataan dan pertanyaan peserta tidak dibatasi

Sumber http://agustiarani17.blogspot.co.id/2015/05/etika-didalam-rapat.html

Read More

Materi Rapat

PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT

Rapat

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

v   Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

v   What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

v   Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

v Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

v   When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.

v   How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

A.                Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

B.                 Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

C.                Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1.        Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2.         Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3.         Mencantumkan perihal undangan rapat.

4.         Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5.         Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6.         Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D.                Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E.                 Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a.  Agenda rapat.

b.  Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

c.    Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F.                 Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

1.             While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2.             Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3.             LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4.             Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5.             Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6.             Block note denagn bolpointnya.

7.             Name tag untuk peserta.

8.             Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G.                Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1.                  Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2.                  Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3.                  Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat

Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a.             Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :

b.             Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :

c.              Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

d.             Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

H.                Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

I.                   Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

J.                  Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

1.                       Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

2.                       Disajikan selama rapat berlangsung.

3.                       Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4.                       Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

K.                Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

L.                 Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1.                  Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2.                  Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

3.                  Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4.                  Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

5.                  Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

6.                  Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

Sumber http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/06/perencanaab-dan-persiapan-rapat.html

Read More