PERENCANAAN
DAN PERSIAPAN RAPAT
 |
| Rapat |
Dalam rangka menyelenggarakan
rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan
dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :
v Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal
ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
v What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam
rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
v Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat
tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
v Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat
penyelenggaraan rapat.
v When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini
untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
v How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal
ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala
atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan
terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD
projector, tape, video dan alat lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar
bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan
dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung
jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
A.
Membuat
agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat
adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam
suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih
lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan
terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat
dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara
tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara
secara garis besar.
B.
Menentukan
peserta rapat
Dari agenda
rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.
Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang,
kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan
atau pengurangan peserta rapat.
C.
Membuat
undangan rapat
Surat
undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran
seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada
waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu
sebagai berikut :
1.
Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2.
Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3.
Mencantumkan perihal undangan rapat.
4.
Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5.
Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut
diselenggarakan.
6.
Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut.
Waktu
pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau
pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk
lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan
agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya
pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu
untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
D.
Membuat
daftar hadir rapat
Ada dua
macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas
selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang
datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan
seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat
dan sebagai dokumentasi.
E.
Mempersiapkan
bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu
dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a. Agenda rapat.
b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan
dari rapat sebelumnya).
c.
Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan
sebagainya).
Bahan-bahan
tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk
masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila
bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah
dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat
dipelajari terlebih dahulu.
F.
Mempersiapkan
peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan
dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut
:
1.
While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2.
Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3.
LCD
Projector atau OHP (Over Head Projector)
lengkap dengan layarnya.
4.
Sound system
lengkap dengan mikroponnya.
5.
Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6.
Block note denagn bolpointnya.
7.
Name tag untuk peserta.
8.
Laptop atau computer.
Dalam
mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar
kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah
barang yang dibutuhkan.
G.
Mempersiapkan
ruang rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir
dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat
yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak
melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel
atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan,
sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi.
Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah
sebagai berikut :
1.
Cahaya
penerangan
Bila ruangan
tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan
cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah
datangnya sinar matahari tersebut.
2.
Ventilasi
udara
Usahakan
agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3.
Pengaturan
tempat duduk
Pengaturan
tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat
Ada beberapa
macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a.
Gaya
klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta
yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b.
Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk
menimbulkan semangat team work.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :
c.
Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat
informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d.
Gaya
workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan
tempat duduk gaya workshop .
H.
Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat
akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan
tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat,
pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk
peserta rapat.
I.
Transportasi
Jika suatu
rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta
rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus,
maka sekretaris harus menyiapkannya.
J.
Konsumsi
Konsumsi
rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat
harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat.
Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus
diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti
rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai
berikut :
1.
Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2.
Disajikan selama rapat berlangsung.
3.
Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4.
Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat
istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat
yang telah tersedia.
K.
Kesehatan
Untuk
kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan
unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
L.
Pengecekan
persiapan terakhir
Sebelum
rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan
untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan.
Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1.
Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2.
Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3.
Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan
berfungsi dengan baik?
4.
Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat
telah disiapkan dalam suatu map?
5.
Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6.
Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
0 komentar:
Posting Komentar