Peranan Sekretaris dalam sebuah kantor

Peranan Sekretaris dalam sebuah kantor

           

      Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau kantor. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut

Peranan sekretaris terhadap atasan

Berkaitan dengan peranan sekretaris terhadap atasan, dapat dikategorikan ke dalam beberapa hal sebagai berikut:

1. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan atau atasan.

2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

3. Sebagai penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide

5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

Peranan sekretaris terhadap bawahan

Selain peranan sekretaris terhadap atasan, tak dapat dipungkiri bahwa sekretaris juga memiliki peranan yang tak kalah penting terhadap bawahan. Hal tersebut dapat dikategorikan sebagai berikut:

1.  Sekretaris berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai  sesuai dengan kecakapan dan kemmapuan pegawai tersebut.

2. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

3.  Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

4.   Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

5. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan memahami kehendak pegawai bawahan.

        Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

         Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu

1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.

3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembinaan.

4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.

         Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relations”.

         Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.

 Sumber http://kumpulanbookdiak.blogspot.co.id/2011/09/peranan-sekretaris-dalam-sebuah-kantor.html