ETIKA DIDALAM RAPAT
 |
| Etika didalam rapat |
Dalam suatu pekerjaan, meeting atau
pertemuan adalah suatu hal yang penting. Entah kita berperan sebagai salah satu
peserta dalam meeting atau sebagai seorang penyelenggara meeting tersebut,
tentu saja kita tidak menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam meeting
yang dapat mengganggu tersampainya materi. Karena meeting yang dilaksanakan
diharapkan mampu memberikan hasil atau solusi secara efisien. Sehingga
diperlukan etika dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan
memberikan hasil yang maksimal.
1. Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting,
akan selalu mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin bila
buku catatan sampai saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis segala
kebutuhan ataupun informasi. Meskipun kini sudah tersedia note secara digital.
Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan.
2. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk
keperluan mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya diberitahukan
terlebih dahulu kepada peserta meeting yang lain. Agar para peserta meeting
tidak berfikiran kita akan melakukan hal yang lain selain mencatat.
3. Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop atau
smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau message yang
lain. Fokuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat apa saja informasi atau
kebutuhan dalam meeting.
4. Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat mengikuti
meeting hindari menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon genggam
bergetar, sebaiknya jangan menerima panggilan tersebut kecuali panggilan
tersebut memang perlu direspon cepat. Hal ini tentu saja akan mengganggu
konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting. Karena peserta
meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa kita sedang tidak
fokus dalam meeting tersebut.
5. Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat
berpengaruh pada proses penyampaian materi pada saat meeting berlangsung.
Ketika kita berkonsentrasi mengikuti semua alur dalam meeting dengan baik, maka
informasi yang akan kita dapatkan akan membantu kita dalam bekerja. Sehingga
mengikuti setiap alur dalam meeting sangat diperlukan.
6. Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam
sebuah meeting tentu saja kita akan memiliki pertanyaan – pertanyaan mengenai
materi yang diajukan. Usahakan catat terlebih dahulu pertanyaannya dan bila
sudah tiba waktu tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga tidak perlu melakukan
sebuah percakapan yang tidak relevan dengan peserta meeting yang lain, terutama
saat meeting berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil menggunakan tangan
untuk menutup gerakan mulut. Hal ini selain menggangu jalannya meeting, juga
sangat tidak sopan terhadap peserta meeting yang lain
7. Jangan meniru dan mengulangi apa yang peserta lain katakan sebelumnya. Dalam
meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan banyak bermunculan. Apabila
ada ide atau pendapat yang sudah diutarakan orang lain, maka usahakan
jangan meniru dan mengulai apa yang peserta lain katakan sebelumnya dalam
meeting dan mengaku bahwa ide tersebut dari kita dengan alasan: 1. hal ini
membuang waktu 2. mengundang persepsi negatif dari peserta meeting yang lain.
8. Hindari meninggikan nada bicara saat meeting. Ketika
meeting berlangsung tidak jarang terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat
antar peserta meeting. Cobalah bersabar ketika argumen atau pertanyaan kita
tidak dijawab sesuai yang kita harapkan. Jangan berbicara dengan nada yang
tinggi dan dirasa angkuh. Bila hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara
dengan jelas dan lambat. Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap sebagai
orang yang keras dan kasar. Dan juga harus diingat, jangan memotong setiap
pembicaraan yang ada di dalam meeting. Ini akan mengganggu jalannya meeting dan
mendapatkan reaksi yang tidak baik dari peserta meeting yang lainnya.
9. Jangan pernah telat. Point yang satu ini merupakan point yang sangat
penting. Usahakan datang 10 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai.
Sehingga kita bukan hanya akan mendapatkan informasi dengan lengkap, melainkan
ini akan menunjukkan kredibilitas anda dalam bekerja.
10. Usahakan mengikuti meeting hingga selesai. Hal terakhir
ini perlu dilakukan, karena bukan hanya akan membantu kita memperoleh informasi
yang lengkap. Melainkan juga menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti
jalannya meeting. Apabila tidak ada hal penting dan mendesak yang perlu dilakukan,
maka usahakan jangan meninggalkan meeting dan terus mengikuti meeting hingga
selesai.
Etika rapat yang efektif dan efesien.
Pra Rapat :
1.
Buat agenda
pembahasan
2.
Hubungi
peserta rapat, secara lisan maupun tulisan
3.
Berikan informasi
; apa yang harus disiapkan, kapan waktu pelaksanaan rapat, dimana lokasi
rapat.
4.
Ingatkan
peserta rapat diharapkan datang dengan persiapan, yakni dengan mengetahui
agenda rapat, membaca terlebih dahulu materi yang akan dibahas dan memahami
bahan – bahan yang akan didiskusikan dan siap dengan konsep yang ditawarkan
(untuk menghemat waktu sebaiknya siapkan konsep atau laporan berupa mind
mapping, tervisualisasikan, dan telah ter-harcopy-kan sehingga peserta lain
dapat turut mempelajarinya.
5.
Jangan lupa
ingatkan untuk hadir tepat waktu. Peserta rapat tidak hanya diharapkan datang
tepat pada waktunya, bahkan disarankan datang lebih awal dan jangan pernah
berasumsi bahwa rapat hanya akan dimulai pada saat semua peserta sudah hadir.
Dengan demikian kita telah menghargai waktu.
6.
Siapkan
lokasi rapat ; ruang nyaman (LCD atau kipas angin), sarana visual (LCD, Laptop,
white board atau flip chart, alat tulis, kalender), penentu waktu (jam dinding)
dan penerangan ruang rapat
Saat Rapat :
1.
Awali dengan
Bismillah
2.
Bacakan
agenda pembahasan rapat, batasan waktu dan target yang ingin dicapai
3.
Informasikan
tata tertib dan etika rapat (untuk menghemat waktu sebaiknya etika dan tatib
telah terpampang di ruang rapat, tidak mesti dibacakan kembali). Etika rapat,
sesungguhnya merupakan seperangkat tata nilai yang disepakati dan selanjutnya
dipahami oleh para peserta rapat, agar rapat bisa berjalan lancar, tertib,
efisien, efektif dan penuh sopan santun. Etika Rapat ini tentu tidak
dimaksudkan untuk membatasi atau bahkan membelenggu para peserta rapat, namun
sekadar menegaskan hal-hal yang sepantasnya dilakukan dan yang tak pantas
dilakukan ketika rapat berlangsung
4.
Tentukan
pimpinan rapat
5.
Tentukan
notulen rapat, yang berfungsi mendokumentasikan, mencatat pembahasan,
pertanyaan, dan kesimpulan sehingga hasil dari rapat dapat selalu diingat
6.
Sampaikan
Taujih penyemangat, yang berfungsi meluruskan niat, menyemangati peserta rapat,
dan dapat menambah wawasan pemikiran dan ruhiyah.
7.
Pastikan
pimpinan rapat bersikap adil
8.
Agar dapat
menghemat waktu, pembahasan rapat seputar 5W (what, why, where, when, who) dan
1H (how)
9.
Pimpinan
dapat mengingatkan kembali peserta rapat untuk empati, mendengarkan peserta
lain yang sedang berbicara, dan menyampaikan ide dengan mengacungkan telunjuk
lebih dulu dan saat diperkenanakan bicara barulah berbicara. termasuk soal
interupsi,
10. Peserta
dapat menyikapi perbedaan pemikiran, latarbelakang dan kemampuan seseorang
11. Peserta
diharapkan tidak mencela, negative thinking, berbicara dengan rekan sebelahnya
kecuali diminta
12. Peserta
rapat pun diperkenankan mendokumentasikan untuk kepentingan pribadinya hal-hal
yang dibicarakan dalam rapat namun tidak dipublikasikan kecuali mendapat izin
dari pimpinan rapat
13. Bagi waktu
rapat menjadi ; waktu untuk pembukaan (doa, taujih,sambutan), waktu untuk
pemaparan (konsep, masalah, target), waktu untuk pembahasan (brainstorming,
diskusi dan bertanya), waktu menyimpulkan, dan waktu penutupan (doa, agenda
lanjutan)
14. Peserta
wajib mengisi form kehadiran
15. Ingatkan
meminta peserta mengubah nada dering handphonenya menjadi silent mode. Harus
diakui, dering HP apalagi diikuti dengan pembicaraan telepon ditengah berlangsungnya
rapat, memang sangat mengganggu peserta rapat lainnya. Dengan aturan ini
diharapkan gangguan pada rapat dapat diminimalkan.
16. Pemimpin
rapat dapat meredam peserta yang terlalu dominan dan memberi kesempatan peserta
lain untuk bicara dan berpendapat
17. Pemimpin
rapat harus dapat mengambil keputusan dan menyimpulkan hasil rapat dengan
mengedepankan kepentingan bersama bukan individu
18. Pastikan
hasil rapat memiliki informasi, siapa mengerjakan apa, batasan waktu aksi, dan
target realisasi
19. Pastikan
peserta rapat yang telah menyampaikan ide dan gagasannya namun tidak diterima
dalam forum untuk lapang dada dan tetap mendukung hasil keputusan rapat
tersebut.
20. Pastikan
setiap peserta rapat mendokumentasikan (dengan catatan, atau audio visual)
informasi atau kesepakatan rapat.
Saat akan
mengakhiri rapat lakukanlah hal berikut :
1.
Bacakan
kembali hasil diskusi dan menjadi keputusan bersama
2.
Ingatkan peserta untuk komitmen, semangat mendukung
dan melaksanakan hasil rapat
3.
Sampaikan agenda lanjutan
4.
Doa bersama untuk memohon bantuan kepada Allah SWT
kemudahan pelaksanaan hasil rapat tersebut.
Pasca Rapat :
1.
Peserta
rapat memiliki keputusan hasil rapat
2.
Peserta
berkomitmen melaksanakan hasil keputusan rapat
3.
Peserta saling
mengingatkan satu dengan lainnya sebagai salah satu mekanisme control
Hal – hal yang merusak
pelaksanaan rapat :
1. Peserta
datang terlambat, terlebih lagi pemimpin yang terlambat. Hal ini akan menjadi
kebiasaan buruk
2.
Tidak tegas waktu
3.
Tidak ada agenda dan batasan waktu rapat
4.
Tidak ada sarana audio visual
5.
Mengundang orang yang bukan bidangnya
6.
Tidak ada notulensi hasil rapat
7.
Peserta tidak memahami tujuan rapat
8.
Peserta tidak menyiapkan konsep, informasi yang akan
disampaikan dalam rapat
9.
Tak ada komunikasi efektif selama rapat berlangsung
10.
Pemimpin tidak adil menyikapi perbedaan, dan
penyampaian usul
11.
Gangguan dering telepon dan handphone dengan
pembicaraannya
12.
Tidak jelas keputusan rapat, siapa mengerjakan apa dan
batasan waktunya serta reward and punishment-nya
13.
Peserta dibiarkan sibuk dengan kepentingannya sendiri
misalnya memainkan pena atau handphone, bicara dengan rekan sebelahnya,
coret-coret yang bukan berkaitan dengan rapat pada bukunya
14.
Peserta dibiarkan duduk dengan sikap malas
15.
Peserta tidak mendokumentasikan hasil rapat, dibiarkan
hanya mendengar saja tanpa ada aktifitas menulis
16.
Peserta dibiarkan makan minum selama rapat berlangsung
17.
Pernyataan dan pertanyaan peserta tidak dibatasi
0 komentar:
Posting Komentar