Pengertian, Tugas dan Fungsi Sekretaris dalam Sebuah Organisasi
atau Perusahaan
 |
| Tugas Sekretaris |
Pengertian Sekretaris
Istilah sekretaris berasal
dari bahasa latin, yaitu “secretum” yang artinya rahasia. Makna rahasia disini
adalah orang yang memegang rahasia.
Ada
banyak sekali pengertian sekretaris yang di jelaskan oleh para ahli. Salah
satunya penjelasan dari M. Braum dan Ramon, yang mengatakan bahwa sekretaris
merupakan seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang
menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau
mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya
dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan
efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk
meningkatkan efektivitas pimpinannya.
Jadi
intinya, sekretaris adalah seseorang, baik pegawai maupun karyawan yang
mempunyai tugas yang berhubungan dengan rahasia suatu organisasi atau perusahaan. Seorang sekretaris adalah
seseorang yang membantu pemimpin, baik oragnisasi maupun perusahaan, terutama
dalam penyelenggaraan kegiatan yang berhubungan dengan masalah administratif
penunjang kegiatan pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Dalam sebuah perusahaan, sekretaris mempunyai
dua fungsi jika dilihat dari ruang lingkup tugasnya, yaitu fungsi primer dan
fungsi sekunder.
1. Fungsi Primer
Fungsi primer dari seorang
sekretaris adalah memberikan pelayanan jasa administratif penunjang
kegiatan operasional suatu organisasi maupun perusahaan melalui skill atau keterampilan yang dia miliki
seperti pengetikan, pengelolaan surat dan arsip-arsip lainnya, membuat agenda,
penanganan telepon, dan lain-lain.
2. Fungsi Sekunder
Fungsi
sekunder dari seorang sekretaris adalah ikut menjamin kelancaran kegiatan suatu
organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab akan aktivitas rutin
yang dilakukan di kantor dengan memanfaatkan pengetahuan yang dimiliki seperti
ilmu tentang perbankan, hubungan antar manusia, bisnis perusahaan, teknik
persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan serta ilmu yang lain-lain.
Sekretaris memiliki tugas yang jika dilihat dari
ruang lingkupnya dibagi menjadi 8, yaitu:
1. Tugas rutin. Tugas ini merupakan macam-macam tugas
yang dikerjakan setiap hari tanpa ada perintah. Tugasnya antara lain: membuka
surat-surat, menerima dikte pimpinan, menerima tamu, menerima telepon, menyimpan
arsip atau surat, menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan dan lain-lain.
2. Tugas khusus. Tugas ini merupakan sebuah tugas yang diperintahkan secara
langsung oleh pimpinan dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini
diberikan karena terdapat kepercayaan dari seorang pemimpin ke sekretaris.
Tugasnya antara lain: menyusun surat-surat rahasia (confidential, mengonsep surat-surat perjanjian kerjasama
dengan relasi maupun instansi luar, menyusun acara pertemuan bisnis, mengurus
pembelian kado ataupun cindera mata dan lain-lain.
3. Tugas istimewa. Tugas ini menyangkut keperluan pimpinan, seperti:
membetulkan meja dan perlengkapan yang dibutuhkan pimpinan, bertindak sebagai
penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi, mengingatkan
pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu
instansi, menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat
rapat, mengadakan pemeriksaan peralatan kantor dan lain-lain.
4. Tugas Sosial. Tugas ini meliputi: mengurusi rumah tangga kantor atau
perusahaan, mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan
serta pengurusan undangannya dan lain-lain.
5. Tugas Keuangan. Tugas ini mengurusi masalah keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas
ini antara lain: mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, membayar
rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan,
menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan
juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari dan lain-lain.
6. Tugas sebagai resepsionis. Tuganya antara lain: menerima dan menjawab telepon serta
mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan, mencatat berbagai janji untuk pimpinan, menyusun acara kerja pimpinan
sehari-hari, dan lain-lain.
7. Tugas incidental. Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan
antara lain: menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan
pidato/pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan
yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain,
yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan dan lain-lain.
8. Tugas dalam Business Meeting (pertemuan bisnis). Tugas ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling
menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan,
memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan
melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
0 komentar:
Posting Komentar