Deskripsi Pekerjaan Sekretaris

Deskripsi Pekerjaan Sekretaris

Sekretaris dan administrator memainkan peran yang mendukung dalam organisasi di mana mereka dipekerjakan untuk melakukan berbagai tugas administratif. Sekretaris dan administrator membantu agar organisasi berjalan dengan lancar, mengurus tugas administratif dan organisasi yang membuat fungsi organisasi. Judul pekerjaan 'administrator' dan 'sekretaris' dapat digunakan secara bergantian untuk menggambarkan peran yang sama, atau 'sekretaris' dapat menjadi nama lain yang lebih kuno untuk asisten pribadi atau asisten eksekutif.

Sekretaris Profesional

Tanggung jawab umum pekerjaan meliputi :

• menjawab panggilan, menerima pesan dan menangani korespondensi
• memelihara catatan harian dan mengatur janji temu
• mengetik, menyiapkan dan menyusun laporan
• pengarsipan
• mengorganisir dan melayani pertemuan (menghasilkan agenda dan mengambil beberapa menit)
• mengelola database
• memprioritaskan beban kerja
• menerapkan prosedur dan sistem administrasi baru
• berhubungan dengan organisasi dan klien yang relevan
• mengkoordinasikan surat-surat dan tugas publisitas serupa
• penebangan atau pemrosesan tagihan atau pengeluaran
• bertindak sebagai resepsionis dan / atau bertemu dan menyapa klien
• jika lebih senior, rekrut, training dan supervisi junior staff

Peran administratif terkadang bisa menjadi profesi, terutama yang ada di media atau pemasaran; Artinya, banyak profesional di sektor seperti pemasaran dan media mulai dalam peran administratif dan 'bekerja dengan cara mereka'. Demikian pula, mahasiswa dan lulusan sering melakukan pekerjaan temp jangka pendek sebagai administrator atau sekretaris melalui agen perekrutan selama liburan atau setelah lulus. Eksperimen kantor semacam ini bisa menjadi aset pada CV: baca tip utama kami untuk temping.

Namun, jika Anda ingin mengambil spesialisasi dalam peran administratif, pengembangan karir dapat berasal dari mengambil posisi administratif yang lebih senior; Apa ini sebenarnya akan berbeda menurut organisasi. Dalam beberapa hal, Anda mungkin menjadi administrator senior atau pemimpin tim; pada orang lain, asisten pribadi atau eksekutif; di masih lebih, seorang manajer kantor. Ini juga tidak diketahui oleh staf sekretariat dan administratif untuk mengambil spesialisasi dalam bekerja untuk organisasi di sektor tertentu: misalnya, obat-obatan atau undang-undang.

Khas pengusaha sekretaris dan administrator

Sejumlah besar organisasi di sektor publik dan swasta mempekerjakan sekretaris dan administrator. Pekerjaan biasanya dapat ditemukan di papan pekerjaan, langsung melalui situs web majikan, melalui agen perekrutan dan di media cetak dan versi online surat kabar lokal dan nasional.

Kualifikasi dan pelatihan dibutuhkan

Kualifikasi akademis formal tidak selalu dibutuhkan, walaupun beberapa pengusaha meminta Anda untuk dididik ke tingkat GCSE / standar atau level A / tingkat tinggi. Sebagian kecil mungkin meminta gelar sarjana, dalam hal ini gelar dalam bahasa Inggris, bisnis, TI atau ilmu informasi mungkin bermanfaat. Sebagian besar pengusaha membutuhkan pelamar untuk memiliki pengalaman kerja di kantor atau administrasi; Pengalaman yang relevan dapat diperoleh melalui penggandaan via agen perekrutan. Hal ini, pada gilirannya, dapat menyebabkan pekerjaan tetap. Beberapa organisasi meminta kemampuan untuk mengetik sejumlah kata per menit atau memiliki pengalaman dalam audiotyping; Namun, steno tidak lagi diminta sebagai standar. Kursus pelatihan jarak jauh atau sekretariat tersedia secara online atau melalui perguruan tinggi pendidikan lanjutan.

Keterampilan kunci untuk sekretaris:

• Komunikasi yang baik, layanan pelanggan dan keterampilan membangun hubungan
• Keterampilan teamworking
• Organisasi dan keterampilan manajemen waktu
• Perhatian terhadap detail
• Keterampilan bernegosiasi
• Ketegasan
• Fleksibilitas
• Taktik, kebijaksanaan dan diplomasi
• Kemampuan untuk bersikap proaktif dan menggunakan inisiatif Anda: untuk melihat apa yang perlu dilakukan dan melakukannya
• Kemampuan untuk menggunakan paket perangkat lunak standar (misalnya Microsoft Office) dan untuk mempelajari paket dipesan lebih dahulu jika diperlukan

Deskripsi pekerjaan terkait :

• Manajer logistik / distribusi: deskripsi pekerjaan 
• Manajer informasi turis: job description
• Manajer hotel: deskripsi pekerjaan
• Manajer rekaman: deskripsi pekerjaan
• Manajer restoran: deskripsi pekerjaan
• Interpreter: deskripsi pekerjaan
• Manajer layanan kesehatan: deskripsi pekerjaan
• Konsultan pertanian: deskripsi pekerjaan
• Manajer proyek: deskripsi pekerjaan
• Manajer pusat kebugaran: deskripsi pekerjaan

referensi 
https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/278955-secretary-job-description