Etika Sekretaris

ETIKA  SEKRETARIS DI TEMPAT KERJA

Ø Etika Sekretaris meliputi:

1.    Etika Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, sikap, tingkah laku, serta tutur kata dan sapaan kita sangat menetukan kesan apakah kita mempinyai etiket yang baik atau tidak. Tamu akan menilai apakah kita sekretaris yang dapat dibanggakan atau malah dinilai sebagai “duri” yang merusak citra perusahaan. Maka dari itu perlu dipahami beberapa etika pada saat menerima tamu.

o   Pertama, bersikap sopan dan tenang terhadap tamu. Jangan terpancing emosi saat menghadapi tamu yang keras kepala.

o   Kedua, bersikap ramah dan bersahabat terhadap setiap tamu yang dating tanpa memandang status social atau penampilan fisik.

o   Ketiga, usahakan tamu merasa senang, bila harus menunggu jangan sampai tamu merasakan suasana yang membosankan. Sediakan buku bacaan yang dapat menemani tamu selama menunggu.

o   Keempat, beri penjelasan yang memuaskan jika pemimpin tidak dapat menemui tamu tapa menyinggung perasaanya.

o   Kelima, penampilan kita harus menarik, baik dalam sikap maupun turur kata.

o   Keenam, bersikap bijaksana terutama bila kita terpaksa harus menolak tamu.

o   Ketujuh, jangan sekali-kali menolak tamu atas inisiatif sendiri atau tanmpa perintah pimpinan.

o   Kedelapan, hormatilah tamu dan ekspresikan penyesalan bila kita harus menolak kehadirannya.

2.    Etika Bertelepon

Hal terpenting pada saat kita bertelepon hanyalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, juga tidak bernada emosi. Hindari suara yang penuh rayuan atau bernada ringan. Berikut ini beberapa hal yang perlu di perhatikan sehubungan dengan etika bertelepon:

a)    Jangan memulai dengan kata “halo”, tetapi langsung menyebutkan nama instansi tempat kita bekerja.

b)   Jangan mengggunakan telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon.

c)    Berusahalah untuk mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.

d)   Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan.

e)    Berusahalah muntuk menanggapi maksud pembicaraan dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.

f)    Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

g)   Apabila kita menelpon, kita harus menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraan.

h)   Apabila kita menelpon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara.

3.    Etika Berbusana

Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.

4.    Etika berbicara,

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:

a.       Jangan ceroboh

b.        Jangan menyinggung perasan orang lain

c.        Jangan memperbincangkan masalah pribadi

d.      Jangan gemar memuji diri sendiri

e.       Hindari gosip

f.         Jangan memotong pembicaraan

g.       Jangan membesarkan persoalan sepele.

5.    Etika Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),
kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

6.    Etika Duduk

a.    Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.

b.    Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.

c.    Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.

d.   Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.

e.    Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.

7.    Etika Berjalan

Cara Berjalan yang baik seorang sekretaris adalah :

a.    Jangan menyeret- nyeret sepatu.

b.    Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.

c.    Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.

d.   Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,
sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.

e.    Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.

8.    Etika Makan dan Minum

Cara makan :

1.    Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.

2.    Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan

3.    Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.

4.    Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.

Cara Minum :

1.    Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.

2.    Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.

3.    Usahakan jangan sampai tumpah.

4.    Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.

5.    Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.

6.    Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.

Dalam dunia kerja etika-etika tersebut sangatlah perlu untuk diterapkan. Cara menerapkannya adalah dengan selalu melaksanakanya dan menjalankannya. Karena ada pepatah mengatakan pada awalnya di paksa melakukannya, selanjutnya terpaksa melakukannya dan kemudian terbiasa melakukannya dan yang terakhir membuadaya. Jadi bila ingin menerapkan etika tersebut seorang sekretaris harus sering-sering mengamalkannya. Baik itu dalam perusahaan maupun diluar perusahaan agar ia terbiasa.

Sumber https://tikwidwir.wordpress.com/2015/12/02/etika-sekretaris-di-tempat-kerja/